وظایف کارشناس تامین کالا چیست؟
یکی از واحدهای اساسی و مهم در تمامی سازمان‌ها واحد خرید و تامین کالا است. کارشناس تدارکات یا به عبارتی کارشناس خرید کالا وظایف مهمی بر عهده دارد که اگر طبق وظایف خود عمل نکند، تمام مجموعه را دچار مشکل خواهد کرد. در حقیقت کارشناس تامین کالا، مسئول اصلی تامین تجهیزات و خرید خدمات و کالاها برای سازمان است. مدیران تامین کالا و تدارکات بایستی با مقایسه قیمت‌ها و کیفیت منابع، ارزشمندترین و بهترین آن‌ها را برای سازمان تهیه کنند. در صورتی که امور مرتبط با تامین کالا و خدمات به درستی صورت نگیرد در عملکرد صحیح فرآیندهای سازمان اختلال ایجاد می‌شود و مجموعه شما در مسیر رسیدن به اهداف خود با مشکل مواجه خواهد شد. واحد تامین کالا با تمام بخش‌های مختلف سازمان در ارتباط است و می‌توان گفت به نوعی رابط میان سازمان با تامین‌کنندگان خارجی است. در واقع وظیفه اصلی کارشناس تامین کالا تهیه به موقع تجهیزات، خدمات و کالاها برای قسمت‌های مختلف سازمان است تا نیاز آن‌ها را برای دستیابی به اهداف سازمانی شناسایی و برطرف سازد. کارشناسان تامین کالا با برقراری ارتباط مناسب با قسمت‌های مختلف مجموعه از نیاز آن‌ها به تجهیزات و کالاها آگاهی می‌یابند و سپس با جست‌وجوی گسترده در بازار و همچنین شناسایی تامین‌کنندگان مختلف سعی در انتخاب محصولات با کیفیت و کم هزینه دارند. ما در این مقاله قصد داریم درباره وظایف کارشناس تامین کالا مطالبی را خدمت شما عزیزان ارائه دهیم.
کارشناس تامین و خرید کالا کیست؟
کارشناس تامین کالا کسی است که با بررسی و جمع‌آوری نیازهای سازمان تحقیقات لازم را درباره اقلام مورد نیاز انجام می‌دهد و سپس بهترین نوع کالا را از لحاظ قیمت، کیفیت و توانایی رفع نیاز مجموعه انتخاب می‌کند. لازم به ذکر است که یکی از وظایف اصلی کارشناس تامین کالا، خرید تجهیزات مناسب، مطابق با بودجه و قوانین سازمان است. به طور کلی تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها برای کاهش هزینه‌ها، خرید منابع با کیفیت و مناسب از کارشناسان خرید و تامین کالا کمک می‌گیرند.
کارشناس تامین و خرید کالا با مذاکره و مشورت با سایر قسمت‌های سازمان تلاش می‌کند تا مواد اولیه و ضروری را برای تولید محصولات سازمان با قیمت مناسب خریداری کند تا موجب افزایش سودآوری شرکت و کاهش هزینه‌های آن شود.
تحصیلات کارشناس تامین کالا
به طور معمول سازمان‌های مختلف برای انتخاب کارشناس تامین کالا ترجیح می‌دهند که فردی را انتخاب کنند که از تحصیلات و مدرک مرتبط در این حوزه برخوردار باشد. در واقع می‌توان گفت داشتن مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت بازرگانی و مالی، مهندسی صنایع یا از این قبیل رشته‌ها شانس بیشتری برای انتخاب افراد به عنوان کارشناس تامین کالا می‌دهد؛ اما با این حال برای دستیابی به موفقیت بیشتر نباید تاثیر تجربه و پشتکار افراد را نادیده گرفت.
دانش و مهارت مورد نیاز کارشناس تامین و خرید کالا
- برخورداری از مهارت ارتباطی خوب به منظور همکاری و ایجاد ارتباط با قسمت‌های مختلف سازمان و همچنین برقراری ارتباط با تامین‌کنندگان خارجی
- داشتن مهارت قوی برای انجام مذاکره و توافق بر روی کیفیت و قیمت کالاها با تامین‌کنندگان
- توانایی محاسبه و تحلیل گزارش‌های مالی
- توانایی بررسی شرایط و روند بازار جهت تصمیم‌گیری مناسب برای تهیه و خرید تجهیزات
- برخورداری از توجه و دقت لازم برای در نظر گرفتن تمام موارد موثر در بازار رقابت و قراردادها
- برخورداری از مهارت رهبری برای مدیریت بخش خرید و تدارکات
- توانایی انجام کار تیمی
- برخورداری از نظم و انضباط به منظور کنترل مداوم موجودی‌های انبار و تامین به‌موقع کالاهای مورد نیاز
- توانایی حل مشکلات و مسائل پیچیده
- تسلط بر اصول و شیوه‌های خرید
- شناخت قوانین و راهکارهای مدیریت تامین کالا
- کسب مهارت و تجربه به منظور توسعه موافقت‌نامه ها و قراردادها
وظایف کارشناس تامین کالا
- یکی از اصلی‌ترین وظایف کارشناس تامین کالا، آگاهی از نیاز بخش‌های مختلف یک سازمان است. در واقع در هر مجموعه بخش‌های مختلف نیازهای خاص خود را دارند و این نیازها از طریق برنامه‌های نرم‌افزاری و یا به صورت دستی به واحد تدارکات اعلام می‌شود.
- یکی دیگر از وظایف کارشناس تامین کالا ایجاد ارتباط با قسمت‌های مختلف سازمان و برقراری ارتباط پیوسته با بخش انبار است.
- از جمله وظایف کارشناس تامین کالا می‌توان به بررسی مداوم موجودی‌های انبار و اطلاع رسانی به واحدهای مربوطه اشاره کرد.
- پیش‌بینی و نظارت موجودی‌های انبار یکی دیگر از وظایف مهم کارشناس تامین کالا به منظور تامین مداوم کالاهای مورد نیاز سازمان است.
- تحقیق و جست‌وجو درباره تامین‌کنندگان مناسب از وظایف کارشناس تامین کالا است. کارشناس تامین کالا با توجه به نیاز شناسایی شده سازمان به تجهیزات و کالاهای مورد نیاز باید درباره تامین‌کنندگان بازار تحقیقات لازم را به عمل آورند.
- ارزیابی مزایده‌ها و مناقصه‌ها به منظور انتخاب تامین‌کننده مناسب یکی دیگر از وظایف کارشناس تامین کالا است. به طور معمول در سازمان‌های بزرگ به منظور انتخاب تامین‌کننده مناسب، مزایده یا مناقصه برگزار می‌شود و با توجه به شرایط پیشنهاد شده از سوی آن‌ها بایستی بهترین و ارزشمندترین مورد انتخاب شود. نظارت و اجرای این فرآیند بر عهده کارشناس تامین کالا و تدارکات است.
- داشتن مهارت مذاکره و توانایی برقراری مذاکره و توافق بر سر قیمت‌ها و عقد قراردادها بر عهده کارشناس تامین کالا است. مدیرانی که توانایی چانه‌زنی و انجام مذاکره دارند، قدرت بیشتری برای دستیابی به نتایج سودمندی خواهند داشت.
- داشتن مهارت‌ها و سواد اقتصادی لازم برای فهم و تحلیل اطلاعات اقتصادی در زمان بررسی اطلاعات و گزارش‌های سازمان و همچنین برآورد قیمت محصولات ویژگی بسیار مهمی است که کارشناسان تامین کالا بایستی از این مهارت برخوردار باشند.
- یکی دیگر از وظایف کارشناس تامین کالا، کسب مهارت‌های تحلیلی برای تفسیر و استخراج دانش سودمند از اطلاعات خام است. هنگام بررسی ساختار قیمت‌گذاری، گزارش‌های مالی، وضعیت بازار و سایر اطلاعات به منظور تعیین قیمت منطقی و مناسب اهمیت این مهارت نمایان می‌شود.
- توانایی مدیریت کل بودجه وجود و عملیات تامین منابع از دیگر وظایف کارشناس تامین کالا است.
- کارشناسان تامین کالا بایستی از جدیدترین تغییرات بازار و محصولات جدید اطلاع داشته باشند.
- کارشناس تامین کالا در صورت نیاز می‌تواند به بهبود مدیریت بودجه کمک نماید.
- کارشناس تامین کالا و تدارکات بایستی در سمینارها، کنفرانس‌ها و انواع جلسات تجاری به منظور آشنایی با آخرین متدها و جدیدترین محصولات موجود در هر صنعت شرکت کند.
- شناسایی، بررسی و همچنین بازدید از کارخانه‌های تولیدکننده تجهیزات بر عهده کارشناس تامین کالا است.
- برقراری ارتباط موثر با فروشندگان و سایر شرکت‌ها از دیگر وظایف کارشناس تامین کالا است.
- کارشناسان تامین کالا بایستی با مسئولین مربوطه در خصوص خدمات یا کالاهای معیوب ملاقات داشته باشند و همچنین اقدامات لازم را با توجه به شرایط موجود انجام دهند.
- وظیفه دیگر کارشناس تامین کالا بررسی مشخصات و قیمت کالاها به منظور تهیه دستور سفارش برای تامین‌کنندگان است.
- انتقال سفارش‌ها به تامین‌کنندگان و کسب اطمینان از تهیه کالاها و همچنین کنترل و ارسال آن‌ها به انبار بر عهده کارشناس تامین کالا است.
- کنترل کالای دریافتی با کالای سفارش‌شده یکی از وظایف مهم کارشناس تامین کالا است که در صورت وجود تفاوت‌های احتمالی بایستی به واحد مربوطه یا تامین‌کنندگان اطلاع دهند.
- شفاف‌سازی اطلاعات موجود با طبقه‌بندی صحیح مستندات برعهده کارشناس تدارکات است.
- پرداخت وجه تجهیزات به تامین‌کنندگان بعد از دریافت مستندات مربوطه بر عهده کارشناس تامین کالا است.
- تعیین زمان تامین کالا از طریق جمع‌آوری اطلاعات قسمت‌های مختلف سازمان، وظیفه کارشناس تامین کالا است.
- کارشناس تامین کالا وظیفه دارد که اطلاعات حرفه‌ای خود را به‌روزرسانی کند.
- کارشناس تامین کالا بایستی کلیه امور گمرکی را انجام دهد و همچنین از ترخیص تجهیزات خریداری شده از گمرک اطمینان حاصل کند.
- یادداشت تمامی سوابق خرید تجهیزات، تحویل کالاها، هزینه‌ها، کارایی موجودی‌ها و محصولات و همچنین نگهداری از این سوابق بر عهده کارشناس تامین کالا است.
سخن پایانی
همانطور که اشاره کردیم، مدیریت خرید و تامین کالا یکی از اصلی‌ترین فعالیت‌های هر سازمانی به منظور دستیابی به اهداف خود است. کارشناس تامین کالا و تدارکات با برقراری ارتباط با تمام بخش‌های سازمان نیازهای آن‌ها را برآورد کرده و تصمیمات لازم را برای خرید کالاهای باکیفیت و مقرون به‌صرفه اتخاذ می‌نماید. امروزه با روی کار آمدن شیوه‌های مختلف تامین تجهیزات و خدمات مورد نیاز و همچنین متنوع شدن تامین‌کنندگان و نوسان قیمت‌ها، روند خرید کالاها بسیار پیچیده‌تر شده است؛ از این رو کسب مهارت‌های لازم جهت کنترل و مدیریت بخش تامین و خرید تجهیزات از جمله وظایف کارشناس تامین کالا است که بایستی به خوبی انجام شود. یکی از عوامل موفقیت در هر کسب‌وکاری داشتن تجربه و مهارت کاری است تا افراد بتوانند وظایف خود را به درستی انجام دهند. به همین سبب ما در این مقاله به مهارت‌های لازم برای مدیریت بهتر کارشناسان تامین کالا اشاره کردیم، از طرفی سعی داشتیم با بیان وظایف کارشناس تامین کالا و تجهیزات تصویر شفاف‌تری از مسئولیت‌های کارشناس خرید کالا و تدارکات ارائه دهیم. امیدوارم مطالب ارائه شده در این مقاله برای شما عزیزان مفید واقع شده باشد. در پایان از همراهی شما سپاسگزاریم.
دیدگاه خود را ثبت کنید
تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟در گفتگو ها شرکت کنید.