نقطه عطف بیشتر کسب‌وکارهای موفق در جهان، داشتن یک مدیریت صحیح بوده است. در عصر حاضر، ابزارهای بسیاری وجود دارند که می‌توانند در امر مدیریت به مدیران سازمان‌ها، شرکت‌ها، استارت‌آپ‌ها و حتس کسب‌وکارهای شخصی و محلی کمک کنند. نمونه‌ای از این ابزارها، استفاده از نرم‌افزار لجستیک است. در ادامه به بررسی واژه لجستیک، مفهوم نرم افزار لجستیک و همچنین کاربرد این نرم‌افزارها برای کسب‌وکارها خواهیم پرداخت. اگر شما مدیریت یک مجموعه کاری را برعهده دارید یا به هر دلیل دیگری احساس می‌کنید که می‌توانید از نرم‌افزار لجستیک بهره بگیرید، با ما همراه شوید تا اطلاعات بیشتری در این زمینه را با شما به اشتراک بگذاریم.

مقدمه‌ای بر تعریف واژه «لجستیک»

لجستیک بخشی از «زنجیره تأمین» است که وظیفه جابه‌جایی یک مرسوله و رساندن آن به دست گیرنده نهایی را برعهده دارد. همچنین در تعریف زنجیره تأمین می‌توان گفت که زنجیره تأمین «Supply chain» به یک سیستم متشکل از سازمان‌ها، افراد، فعالیت‌ها، اطلاعات و منابعی اشاره دارد که در عرضه یک محصول یا خدمت به مصرف‌کننده نهایی مشارکت دارند. فعالیت‌های زنجیره تأمین، تبدیل منابع طبیعی، مواد اولیه و اجزای سازنده به یک محصول نهایی را در بر می‌گیرد که به مشتری نهایی تحویل داده می‌شود. بنابراین لجستیک بخش مهمی از این فرآیند است بیشتر مرحله نهایی زنجیره تأمین، یعنی رساندن محصول به دست مصرف کنند را شامل می‌شود.

نرم‌افزار لجستیک چیست؟

نرم‌افزار لجستیک «Logistics software» برنامه‌ای است که برای کمک به کسب‌وکارها در مدیریت بسیاری از عناصری که وارد فرآیند تولید می‌شوند، مورد استفاده قرار می‌گیرند. درواقع این نرم‌افزارها برای ترتیب دادن جهت تحویل مواد خام به ارسال محصولات نهایی به مراکز مصرف‌کننده، طراحی شده‌اند. درست مانند سایر نرم‌افزارهای مرتبط با مدیریت زنجیره تأمین، اهداف کلی نرم افزار لجستیک نیز افزایش حاشیه سود و کاهش زمان چرخه به منظور ایجاد مزیت رقابتی در بازار است. بخشی از تمرکز نرم افزار لجستیک بر حمل‌و‌نقل است که می‌تواند یکی از پرهزینه‌ترین جنبه‌های اداره یک تجارت باشد؛ به‌ویژه با افزایش قیمت‌های حمل‌و‌نقل و سوخت. نرم افزار لجستیک به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا مدیریت مقادیر انبوه داده‌های مرتبط با حمل‌ونقل را خودکار کنند تا بتوان آن‌ها را تجزیه‌وتحلیل کرد و شرکت می‌تواند بر اساس آن تحلیل تصمیمات آگاهانه بگیرد.

مزایای نرم افزار لجستیک برای کسب‌وکارها

نرم‌افزار لجستیک می‌تواند مزایای بسیاری برای کسب‌وکارها مختلف داشته باشید که اگر بخواهیم در اینجا مزایای آن را بررسی کنیم، موارد زیر را می‌توان بیان کرد:

• برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی برای هر کسب‌وکاری مهم است. یک مدیر زنجیره تأمین باید فلوچارت‌هایی را برای کل عملیات تهیه کند؛ از خرید و ذخیره کالا گرفته تا جابه‌جایی و تحویل آن‌ها به مکان مناسب؛ مدیران می‌توانند از راه‌حل‌های برنامه‌ریزی زنجیره تأمین برای یافتن خودکار بهترین استراتژی‌های حمل‌و‌نقل بر اساس پارامترها و الزامات استفاده کنند. یک نرم‌افزار لجستیک خوب می‌تواند هزینه‌های حمل‌ونقل را کاهش داده، زمان تحویل را کوتاه کند، توقف‌ها را محدود کند تا از سرعت و کیفیت تحویل اطمینان حاصل شود!

• هماهنگی

بیشتر مشکلات در تجارت از پراکندگی و عدم سازماندهی ناشی می‌شود. از آنجایی که افراد زیادی در کسب‌وکارها درگیر هستند (از جمله فروشگاه‌داران، مدیران، تولیدکنندگان، رانندگان و کاربران نهایی)، سخت است که همه چیز را تحت کنترل دقیق قرار دهید. بیشتر اوقات، پراکندگی منجر به ناکارآمدی می‌شود، که باعث کندی کسب‌وکار هم شده و به آن آسیب می‌زند. برای جلوگیری از این مشکلات و همچنین برای نظم بخشیدن به کارها و هماهنگی بخش‌های مختلف یک کسب‌وکار، نرم‌افزارهای لجستیک می‌توانند به خوبی عمل می‌کنند.

• مستندات

هر کسب‌و‌کار اصولی باید با پایگاه‌های داده بزرگ، شرکای متعدد، مشتریان و درخواست‌ها سروکار داشته باشد؛ بنابراین به کارهای اداری زیادی نیاز دارد. اما بسیاری از کسب‌وکارها به سختی می‌توانند مدارک اداری را پیگیری کنند و اغلب هم در این مسیر با مشکلاتی مواجه می‌شوند. به همین دلیل، همه مدیران کسب‌و‌کار باید بتوانند به سرعت داده‌ها را دریافت کنند. همچنین، هزینه‌های عملیاتی زمانی کاهش می‌یابد که مستندات و اتوماسیون خوبی برای وظایف خاص وجود داشته باشد. یک برنامه لجستیک قوی و خوش ساخت می‌تواند به کسب‌و‌کارها کمک کند تا پایگاه داده‌های دقیقی را بسازند و نگه دارند. همچنین اطلاعات موردنیاز خود را در هر زمان و هر مکان که نیاز دارند به دست آورند. این امر اداره کسب‌و‌کار را بسیار ساده‌تر کرده و به کسب درآمد بیشتر کمک می‌کند.

• حمل‌ونقل

همانطور که قبلاً هم اشاره شد، حمل‌و‌نقل یکی از مهم‌ترین بخش‌های لجستیک است. از نظر گاز، برق، نیروی کار، عوارض بزرگراه، حمل‌و‌نقل بیشترین هزینه را دارد. نرم افزار لجستیک می‌تواند به شما در مدیریت راه‌های مختلف جابه‌جایی اشیا و استفاده از داده‌های عملیاتی برای خودکارسازی فرآیندها کمک کند. نرم‌افزار لجستیک، نگاه کردن به داده‌ها و تصمیم‌گیری را آسان می‌کند که به کاهش هزینه‌ها و اجرای روان‌تر کارها در فرآیند حمل‌ونقل کاالا کمک می‌کند.

• تحویل سریع‌

کسب‌وکارها در صورت استفاده از نرم‌افزارهای لجستیکی می‌توانند محصولات خود را به سرعت به دست مشتریان برسانند. نرم افزار لجستیک می‌تواند با ایجاد تغییرات مفید در چرخه تولید و انتخاب حامل مناسب، تحویل را سرعت ببخشد. همچنین می‌تواند تأخیرهای حمل‌ونقل را تا حد زیادی کاهش دهد.

• کاهش هزینه‌

گفتیم که نرم افزار لجستیک می‌تواند به‌صورت خودکار خدمات مختلف حمل‌ونقل و نمایندگی‌های تحویل را برای یافتن کم هزینه‌ترین آن‌ها مقایسه کند. راه دیگری که نرم‌افزار لجستیک هزینه‌ها را کاهش می‌دهد این است که برنامه‌ریزی محموله‌ها را آسان‌تر می‌کند تا تعداد کمتری از آن‌ها به سرعت ارسال شوند!

موارد فوق از جمله ویژگی‌ها و مزایایی هستند که یک سیستم نرم‌افزاری لجستیک می‌تواند برای کسب‌وکار شما فراهم کند. البته باید توجه داشته باشید که نرم‌افزارهای لجستیک مانند نرم‌افزارهای حسابداری دارای انواع مختلفی هستند؛ بنابراین باید در انتخاب نوع برنامه لجستیک نیز دقت داشته باشید.

استفاده از نرم‌افزار لجستیک برای کدام مشاغل مناسب است؟

اینکه نرم‌افزار لجستیک برای کدام مشاغل می‌تواند مناسب باشد، طیف وسیعی از انواع مشاغل را در بر می‌گیرد. درواقع هر نوع کسب‌وکاری که دارای یک فرآیند تولیدی یا خدماتی باشد، می‌تواند از نرم افزار لجستیک استفاده کند. با کمک نرم افزار لجستیک، تمام کارهای عملیات لجستیک به خوبی سازماندهی می‌شود. این مهم سبب شده تا کسب‌وکارها ساده شده و تمام زنجیره‌های تأمین آن‌ها بدون نقص مدیریت شوند. شرکت‌هایی که قبلاً از نرم‌افزار لجستیک استفاده کرده‌اند، شاهد نتایج مثبت و پیشرفت‌هایی در عملیات، فرآیندها و تحویل خود بوده‌اند. بنابراین استفاده از این نرم‌افزارها می‌تواند برای هر نوع کسب‌وکار مفید و مؤثر واقع شود. البته کسب‌وکارهای بزرگ‌تر، کسب‌وکارهای تولیدی گسترده و کسب‌وکارهای خدماتی گسترده نیاز بیشتری به نرم افزار لجستیک دارند، چراکه مدیریت بخش‌های مختلف این کسب‌وکارها مانند انبارداری، حسابداری، تحویل کالا و…. برای مدیریت دشوار است. بنابراین نرم‌افزار لجستیک می‌تواند نقطه عطف این کسب‌وکارها باشد!

یک نرم‌افزار لجستیک مناسب باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد؟

یک نرم‌افزار لجستیک مناسب باید یک سری ویژگی‌ها داشته باشد که در وهله اول باید به آن‌ها توجه کرد. درواقع در انتخاب نرم‌افزار لجستیک، چنین مواردی در اولویت قرار دارند:

• رابط کاربری ساده

یک نرم‌افزار لجستیک خوب باید رابط کاربری ساده و متناسبی داشته باشد. به طوری‌که فرد بتواند به‌راحتی با آن کار کرده و گزینه‌ها و تنظیمات موردنظر خود را روی آن اعمال کند.

• تناسب با کسب‌وکار

در هنگام انتخاب نرم‌افزار لجستیک، توجه کنید که حتماً با شرایط کسب‌وکار شما هماهنگی داشته باشد. برخی از نرم‌افزارها به‌صورت اختصاصی برای گروهی از کسب‌وکارهای خاص طراحی می‌شوند. بنابراین مطمئن شوید که نرم‌افزار انتخابی شما دارای گزینه‌ها و تنظیمات لازم برای حیطه کاری شما هست!

• یکپارچه سازی داخلی

یک نرم‌افزار لجستیک خوب باید توانایی یکپارچه‌سازی با دیگر نرم‌افزارها را داشته باشد. به طوری‌که بتوان سیستم مدیریت ارتباط با مشتری «CRM» را به آن متصل کرد. البته برخی از نرم‌افزارهای لجستیک خود دارای بخش مدیریت ارتباط با مشتری داخلی هستند. همچنین اتصال به سیستم‌های حسابداری و…. نیز می‌تواند در یکپارچه‌سازی کسب‌وکار شما مفید باشد.

در هنگام انتخاب نرم‌افزار لجستیک باید موارد فوق را در نظر گرفت. همچنین شما می‌توانید برحسب صلاحدید خود، گزینه‌های دیگری را نیز مورد بررسی قرار دهید. آن‌گاه نرم‌افزار لجستیک متناسب و کاربردی را انتخاب نمایید.

جمع‌بندی

با توجه به گسترش کسب‌وکارها و همچنین دشوارتر شدن مدیریت کسب‌وکارها، مدیران از ابزارهای آنلاین و مبتنی بر داده برای مدیریت بهتر کسب‌وکار خود استفاده می‌کنند. یکی از ابزارهای مهم در این زمینه برای مدیریت بهتر زنجیره تأمین در کسب‌وکارهای مختلف، استفاده از نرم‌افزارهای لجستیک است. درواقع استفاده از نرم‌افزار لجستیک نیز مانند استفاده از نرم‌افزار حسابداری می‌تواند جزو ضروریات کسب‌وکارهای امروزی باشد. به طوری‌که مدیران را قادر می‌سازند تا بتوانند هماهنگی و برنامه‌ریزی بیشتری داشته باشند. نظر شما در مورد نرم‌افزار مدیریت لجستیک چیست؟ آیا تابه‌جال از این نرم‌افزارها استفاده کرده‌اید؟!